BAS Документообіг КОРП

Продукт "BAS Документообіг КОРП" орієнтований на бюджетні установи, а також середні та великі комерційні підприємства. Прикладне рішення підходить для підприємств, які використовують у своїй роботі великий обсяг документообігу та дозволяє скоротити час під час реєстрації документів, обробки та зберігання документів. Система дозволяє уникнути втрат оригіналів, а також забезпечує пошук документів у режимі on-line.

Вартість "BAS Документообіг КОРП" складає 105 000 грн з ПДВ.

Для розширення кількості робочих місць необхідно придбати додаткові ліцензії на платформу.

Презентація BAS Документообіг КОРП

Повний опис BAS Документообіг КОРП

«BAS Документообіг КОРП» у комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавчої дисципліни. Програма підтримує розраховану на багато користувачів роботу в локальній мережі або через Інтернет. «BAS Документообіг КОРП» відповідає всім законодавчим та нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами. Інтерфейс та документація з прикладного рішення доступні російською та українською мовами.

Задоволення вимог українського законодавства «BAS Документообіг КОРП» дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу відповідно до основних постанов та законів, що регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

• Закон України від 22.05.2003 - 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
• Закон України від 05.07.1994 - 80/94-ВР "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах";
• Закон України від 02.10.1996 - 393/96-ВР «Про звернення громадян»;
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства в центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади»;
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади».

Ключові можливості «BAS Документообіг КОРП»:

Робота з документами

"BAS Документообіг КОРП" дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційною карткою, набір реквізитів якої відповідає «Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997», ухвалі КМУ «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах».

Зберігання та права доступу

У конфігурації програми «BAS Документообіг КОРП» внутрішні документи та файли зберігаються у структурі папок з урахуванням прав доступу. Структура тек може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів. Кожна папка встановлює дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.

Додатково до цього, всі дані конфігурації «BAS Документообіг КОРП» обмежуються правами доступу залежно від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів та груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності. Саме файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

Автоматичне завантаження файлів із каталогу

Програма вміє автоматично завантажувати файли за вказаним каталогом у локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з’являється файл або папка з файлами, вони одразу переносяться до папки Документообігу зі збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються та можуть бути негайно залучені до документообігу вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами та іншими програмами.

Реєстрація вхідних та вихідних документів

«BAS Документообіг КОРП» дозволяє вести облік та реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів за складними правилами. Реєстрація документів здійснюється відповідно до державних стандартів, типових інструкцій та традицій вітчизняного діловодства.

Реєстрація документа супроводжується такими процесами:

• облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів та реєстраційних штампів;
• автоматизація процедури розгляду документів та подальшої постановки на контроль;
• оповіщення виконавців;
• підтримка регламентованих строків виконання документів;
• формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання чи знищення;
• подальше формування звітів щодо надходження та виконання документів, за простроченими документами.

Облік звернень громадян

У програмі передбачено реєстрацію та обробку звернень громадян відповідно до Закону України №393/96-ВР від 02.10.1996 «Про звернення громадян». Передбачено облік дублікатів та повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян у сторонні організації та від них.

Для роботи зі зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить всі звернення громадян, що надійшли, історію листування та іншу супровідну інформацію щодо них. Для аналізу та контролю виконання звернень громадян використовуються звіти «Виконання звернень громадян», «Структура звернень за період», «Динаміка кількості звернень», «Список звернень громадян».

Облік договорів

У «BAS Документообіг КОРП» автоматизовано повний життєвий цикл договірних документів:

• підготовка проекту договору;
• узгодження проекту договору, як зовнішнє, і внутрішнє;
• облік усіх пов’язаних із договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
• облік та контроль строків дії договорів;
• автоматичне продовження термінів дії за правилами, зазначеними у договорі;
• багатовалютний облік сум договорів;
• облік та контроль виконання фінансових зобов’язань за договором;
• контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
• контроль повернення переданих екземплярів документів за договором;
• розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як «Список укладених договорів», «Договори з терміном дії, що закінчується», «Супровідні документи за договором», «Динаміка кількості укладених договорів», «Динаміка сум укладених договорів», «Розірвані договори».

Сканування

У «BAS Документообіг КОРП» передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів та файлів зі сканерів будь-яких типів, які підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється у формати jpg, pdf та tif, у тому числі й багатосторінковий. Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрих-кодів документів та формування багатосторінкових tif або pdf файлів. Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень та повнотекстовий пошук за розпізнаними документами.

Електронна пошта

Вбудована в «BAS Документообіг КОРП» внутрішня пошта дозволяє:

Надсилати електронною поштою безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
Завантажувати вхідні або внутрішні документи електронною поштою.
При використанні ЕЦП, надсилати та приймати підписані та зашифровані файли.
Шукати листи за реквізитами та за допомогою швидкого пошуку, шукати в числі іншого, та за текстовим змістом листів.
Крім того, програма автоматично відстежує пошту та виводить повідомлення, що спливає у правому нижньому кутку, при надходженні нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картки листа.

Виконання завдань поштою

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, які автоматично розсилаються програмою.

Перегляд, редагування та контроль версій

Для перегляду та редагування документів "BAS Документообіг КОРП" використовує відповідні програми, встановлені на локальних комп’ютерах користувачів. Повсякденна робота з документами та файлами виконується безпосередньо на робочому столі; користувач бачить список документів, що редагуються, і список невиконаних завдань, передбачено налаштування «Робочого столу» з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу.

«BAS Документообіг КОРП» забезпечує доступ співробітників до файлів як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів. При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу із зазначенням автора, дати та часу створення. Безпосередньо з картки файлу можна переглянути список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів найпопулярніших форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

Шаблони документів та файлів

У «BAS Документообіг КОРП» користувачі можуть налаштовувати і використовувати шаблони файлів і документів, що автоматично заповнюються. Під час створення нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.

При створенні нового документа з шаблону його реквізити відразу заповнюються шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі вказані у шаблоні файли, які, своєю чергою, теж автоматично заповнюються виходячи з реквізитів документа.

Штрихкодування документів

У «BAS Документообіг КОРП» всім документам автоматично надається штрихкод, який можна:

• роздрукувати на окремому аркуші;
• роздрукувати поверх титульного листа паперового документа;
• роздрукувати на наклейці;
• вставити до електронного документа як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

Друк реєстраційних штампів документів

У «BAS Документообіг КОРП» користувачі можуть виводити на друк штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп може друкуватись як на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

Зв’язки між документами

У «BAS Документообіг КОРП» передбачені стандартні зв’язки між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації документів у відповідь. Програма дозволяє настроїти додаткові зв’язки між документами та вказати правила використання цих зв’язків для видів документів. Підтримуються одиничні, множинні, односторонні та двосторонні зв’язки.

Декілька резолюцій у документах

У картці документа "BAS Документообіг КОРП" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому як автори резолюцій можуть виступати не лише співробітники вашого підприємства чи установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

Переадресація вхідних документів

У програмі «BAS Документообіг КОРП» можна враховувати переадресацію вхідних документів у сторонні організації та отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. У цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання переадресованих документів.

Контроль переданих документів

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів та контроль за термінами повернення переданих документів.

Бізнес-процеси та робота користувачів

У програмі «BAS Документообіг КОРП» колективну роботу з документами реалізовано за допомогою наступних бізнес-процесів:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника та з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або надіслати документ на виконання чи ознайомлення.
• Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком та контролером для дотримання виконавчої дисципліни. Один із користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
• Узгодження: додані до такого бізнес-процесу документи потрапляють на погодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або надсилання на повторне узгодження. У «BAS Документообіг КОРП» підтримуються такі варіанти погодження, як:

                  *паралельне;

                  *послідовне;

                  *змішане (паралельне та послідовне), у тому числі і з урахуванням умов маршрутизації.

• Твердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи та повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та надсилання кореспонденту.
• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ надсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам та перевіряти їх виконання.
• Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа – розгляд, виконання, списання у справу.
• Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа – узгодження, затвердження, реєстрація.
• Передбачено можливість призначати завдання як конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі «Директор», і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто виконує цю роль, — самому директору або його заступнику.

Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачено можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів з кожного виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використано один шаблон, а для узгодження решти всіх договорів — інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або вбудованою мовою.

Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не лише у днях, а й годинах і навіть хвилинах. Реалізовано автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом.

Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів та його завдань. Під час створення бізнес-процесу можна зазначити, що він є підлеглим стосовно завдання іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів та завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.

Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси та їх завдання.

Інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

Основне призначення цього механізму інтеграції – автоматизувати такі процеси обробки даних, що перетинають межі різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процесу, що перетинає межі конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі BAS Управління торгівлею, продовжується у «BAS Документообіг КОРП» та закінчується знову у BAS Управління торгівлею.

Зручність роботи на кожен день

• Вікно «Поточні справи» на робочому столі відкривається під час старту програми. Воно показує підсумкову інформацію щодо завдань користувача та підлеглих (для керівників), подій календаря, повідомлень пошти та форуму щодо заходів, роботи з документами, обліку часу.
• Вікно «Мої завдання» показує списки завдань поточного користувача на закладках «Завдання мені» та «Завдання від мене». На закладці «Завдання мені» відображаються завдання, призначені поточному користувачеві безпосередньо через ролі або делегування. Закладка "Завдання від мене" показує завдання, автором яких є поточний користувач.

Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно під час роботи з великою кількістю завдань.

Пошук

Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитну та змістову частину. Реквізити документа та інформація про його змістовну частину можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.

У «BAS Документообіг КОРП» реалізовано повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не лише за всіма полями карток, а й за вмістом версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

Облік робочого часу та контроль виконання

Дані обліку робочого часу та можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень та дозволяють оптимізувати роботу співробітників. У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу працівників у розрізі видів робіт, підрозділів чи періодів.

Програма дозволяє вести загальний та персональний календарі та підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Календар можна створити на основі будь-якого іншого предмета програми, наприклад завдання, документа, листи, заходи.

Організація розподіленої інформаційної бази

У «BAS Документообіг КОРП» передбачено роботу в режимі розподіленої інформаційної бази, у тому числі й для варіанта зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

Обмін даними з іншими типовими конфігураціями

У «BAS Документообіг КОРП» передбачено вбудовані у систему плани обміну з типовими конфігураціями

Додатково до комплекту постачання релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання та налаштування обміну за допомогою обробки «Універсальний обмін даними у форматі XML».

Веб-сервіси роботи з файлами

"BAS Документообіг КОРП" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між «BAS Документообіг КОРП» та іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.

Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:

• додавати вкладення до об’єктів вашої інформаційної бази;
• розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів у «BAS Документообіг КОРП»;
• забезпечити безпечне, надійне та централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства;
• інтегрувати файли, пов’язані з вашою інформаційною базою, у загальний документообіг підприємства;
• організувати єдине сховище файлів для різноманітних інформаційних баз та додатків.