Передпроектне обстеження

Передпроектне обстеження (ППО)

ППО є одним із етапів розробки системи, в ході якого визначаються межі проекту, основні вимоги замовника, виявляються компетентні співробітники, які надалі складатимуть команду від замовника, яка бере участь у процесі розробки технічного завдання, тестуванні системи та її впровадження.

Результатом проведення ППО є звіт, який буде подано на розгляд керівників компанії замовника. Крім того, в ході ППО визначається необхідність проведення етапів розробки, а також розрахунок тривалостей та вартості кожного з них.

За технологією проведення ППО є інтерв’ювання ключових співробітників компанії, дослідження документообігу та регламентних документів підприємства, проведення нарад.

ППО передбачає аналіз наступних аспектів діяльності компанії

• аналіз документообігу;
  Документообіг у будь-якій компанії відображає її систему управління, тому аналіз документообігу є дуже важливою складовою передпроектного консалтингу. Зібрані дані можуть бути використані для розробки рекомендацій щодо вдосконалення документообігу та зменшення трудомісткості процесу обробки документації, а також подальшої підготовки проекту впровадження.
• аналіз інформаційних потоків;
  Аналіз інформаційних потоків, тобто переміщення інформації від одного співробітника чи підрозділу до іншого, дозволяє виявити недоліки в системі інформаційних потоків підприємства: точки дублювання, надлишку та нестачі інформації, а також причини затримок чи збоїв.
• аналіз бізнес-процесів;
  Аналіз бізнес-процесів компанії дозволяє уявити чітку картину діяльності організації та виявити проблемні місця, що призводять до недостатньо ефективної роботи всього підприємства або окремих підрозділів: дублювання виконуваних співробітниками функцій, неоднозначний розподіл відповідальності за бізнес-процесами, функції «без господаря».
• аналіз нормативно-довідкової інформації (НДІ); Правильно структурована НСІ дозволяє уникати великої кількості складнощів, збоїв, втрат часу у роботі організації. Навіть така банальна річ, як відсутність регламенту для започаткування нових номенклатурних позицій, може створити серйозні труднощі для взаємодії співробітників компанії один з одним і з клієнтами.

На основі аналізу НСІ можуть бути вироблені рекомендації та регламенти щодо створення та підтримки єдиної системи управління НСІ.

На етапі «Предпроектного обстеження» виконуються наступні роботи

• аналіз ділянок та ознайомлення з вимогами замовника щодо кожного з них;
• проведення експертної оцінки ступеня існуючої автоматизації ділянок замовника та складання звіту про необхідне вдосконалення;
• вибір базової конфігурації на платформі;
• зіставлення основних бізнес-процесів та логіки роботи компанії замовника з реальними можливостями системи на платформі;
• підготовка звіту про передпроектне обстеження;
• затвердження звіту першими особами компанії замовника;
• на підставі звіту про ППО складання плану технічного завдання щодо реалізації автоматизованої системи, його строків та бюджету.

Результат:

Результатом цього етапу є документи «Звіт про ПВО» та «Статут проекту». Документи затверджуються фахівцями замовника. Також результатом ППО буде остаточний вибір програмного продукту.

У документі «Звіт про ППО» відображено:

•   план проекту автоматизації, деталізований до кожного етапу проекту з описом призначення кожного етапу та виконуваних робіт;
•   перелік напрямків автоматизації;
•   перелік необхідних змін програмного продукту;
•   ролі користувачів системи;
•  технічні вимоги до системи та порядок приймання робіт.

У документі «Статут проекту» відображено:

•   рамки проекту;
•   мета проекту;
•   тимчасові рамки (обмеження) проекту;
•   критерії успішності проекту;
•   оргструктура проекту;
•   ключові учасники проекту;
•   менеджер проекту (замовник);
•   менеджер проекту (Абіс);
•  принципи роботи з проекту;
•  технічні умови виконання;
•  узгодження результатів робіт;
•   оформлення результатів робіт;
•   ризики проекту;
•   план робіт із проекту.